11 outils pour m’organiser dans mon travail

Posté dans L'aventure

Bureau et organisation : mes outils !

Quand on travaille à son compte, en télétravail comme au sein d’une entreprise, on a vite fait d’avoir pleins de petites choses à accomplir et à gérer chaque jour. L’essentiel pour s’en sortir sereinement est d’avoir une bonne organisation. Et dans ce cas là, mieux vaut avoir de bons outils pour nous accompagner.

J’ai testé différentes applications avant d’atteindre une organisation qui me convient parfaitement. Aujourd’hui je peux vous faire un retour sur mon expérience et peut-être vous faire découvrir quelques-uns d’entre eux qui me sont bien utiles.


Voici 11 outils qui me permettent de me simplifier la vie dans l’organisation de mon travail au quotidien !

Entrepreneur : les outils pour s'organiser - BLOUP COUSSINS

1. Wunderlist

C’est devenu avec le temps l’outil dont je ne pourrais plus me passer, que ça soit professionnellement ou personnellement. J’utilise l’application Wunderlist, mais il en existe d’autres dans ce genre là. Celle-ci est vraiment pratique, le design n’est pas trop mal et elle est gratuite. Vous pouvez choisir la version pro qui est à 4,99 $ par mois. Pour ma part, la version classique me suffit amplement.

On peut créer des dossiers ; dans ces dossiers on peut y ranger plusieurs listes ; dans ces listes on peut y ajouter des tâches ; dans ces tâches on peut y mettre des annotations ou même créer des tâches subordonnées. Une fois qu’on a pris l’habitude de l’utiliser, elle est géniale !

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Je trouve vraiment pratique le système de dossiers > listes > tâches > tâches subordonnée et note pour s’organiser correctement. J’utilise cette application pour y noter mes to-do list du quotidien, des idées de projets, mes prochaines lectures, ma liste de courses, des recettes de pâtisseries, des événements importants comme les anniversaires, des infos personnelles comme les adresses, des astuces… Ainsi, tout ce qui m’aide à m’organiser dans ma vie pro et perso est regroupé au même endroit.

Le grand plus de cette application est que l’on peut partager des listes avec d’autres personnes. L’application est également synchronisée et je peux donc la consulter depuis mon téléphone ou mon Chromebook. On peut également créer des rappels dans nos tâches, ça peut être utile par exemple pour les anniversaires.

Entrepreneur : les outils pour s'organiser dans son travail - BLOUP COUSSINS

2. Redmine

La plateforme Redmine est un indispensable dans l’organisation de mon travail. C’est via cet outil qu’avec Maxime nous pouvons travailler en parallèle sur de plus ou moins grandes tâches. On se partage des travaux, on se fait des retours sur des créas et on y conserve des informations diverses.

Elle fonctionne par projet que l’on crée ; dans un projet on peut définir une date de début et de fin pour estimer le temps que l’on va mettre à la réaliser. De notre côté, nous avons arrêté de remplir cette partie car on n’arrive jamais à respecter les délais ! Ce qui est vraiment pratique, c’est qu’on peut noter l’avancée de la tâche en pourcentage pour estimer un peu où nous en sommes.

Ce programme est particulièrement utile pour les tâches de longue haleine. Je l’utilise aussi régulièrement pour noter mes idées d’articles et le fil de trame de leur mise en ligne. Ou encore pour développer et conserver des idées diverses et variées !

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Quand on est organisé, on peut facilement dégager du temps libre afin de profiter davantage de l’instant présent.

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3. WordPress

C’est en utilisant WordPress que nous avons créé notre blog de Bloup Coussins. Maxime a développé cet outil sur-mesure pour moi, je l’utilise régulièrement pour y rédiger tous mes billets. Cette plateforme a fait ses preuves dans le domaine, je n’ai donc pas grand chose à ajouter sur le sujet. Elle est pratique, fonctionnelle et design : c’est un vrai plaisir d’y rédiger mes articles quotidiennement !


4. Google Drive

J’utilise Google Drive un peu comme un disque dur. J’y conserve tous mes documents importants et mes photographies, autant pour le pro que pour le perso. J’utilise aussi régulièrement des Google Docs et Google Sheets (tableaux) pour gérer les informations concernants mes créations, le stock des matières premières, etc.

Ce que j’aime avec Google Drive, c’est pouvoir partager avec ceux que je souhaite certains dossiers ou documents en choisissant si la personne peut modifier ou non les documents du dossier. Très pratique et rassurant ! Cette application est bien sûr synchronisée et accessible depuis tous mes appareils.

Les outils pour s'organiser dans son travail - BLOUP COUSSINS

5. Pocket

Cette application permet de se garder de côté des articles qu’on souhaite lire plus tard. Idéal pour une bonne productivité ! Cela permet, par exemple quand on fait une petite pause sur les réseaux sociaux et qu’on tombe sur un article qui semble très intéressant, de ne pas se disperser de suite mais de le conserver pour plus tard.

D’autant plus que vous prendrez davantage de plaisir à lire vos articles tranquillement durant un moment de détente et de repos, plutôt qu’à la va vite en culpabilisant de ne pas faire ce que vous aviez prévu !

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6. Tweetdeck

J’ai eu du mal à m’habituer à Tweetdeck au départ, mais elle fait maintenant partie de mes outils du quotidien. Cette application gratuite permet de gérer ses différents comptes twitter depuis la même plateforme.

J’y gère mon compte perso et celui de Bloup Coussins. Le gros avantage est de pouvoir programmer des publications à l’avance ! Un gain de temps et une simplicité d’utilisation importante pour gérer l’organisation des tweets chaque jour.

Organisation et travail : mes outils ! - Bloup Coussins

7. Gramblr

Je n’utilise pas tous les jours l’application Gramblr, mais elle peut être bien pratique. Elle permet de poster des photos sur Instagram depuis son ordinateur. Au départ je ne l’utilisais que très peu. Et puis dernièrement j’ai commencé à me sentir limité par l’appareil photo de mon smartphone. Je préfère largement photographier les événements du quotidien avec mon Reflex. Si avant j’avais un peu la flemme de le sortir systématiquement, ce n’est plus le cas ! Je le garde toujours à portée de main désormais.

Travaillant depuis la maison, je prends des photos que je peux aussitôt partager sur mon ordinateur pour sélectionner la photo que je souhaite partager sur Instagram via Gramblr. Et puis je trouve qu’il est plus agréable d’écrire sur un clavier d’ordinateur, plutôt qu’un clavier de téléphone portable. Cette application offre également la possibilité de pouvoir programmer des posts, mais j’ai rencontré des soucis plusieurs fois. J’évite donc de l’utiliser.

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8. Slack

Une application que je trouve vraiment pratique pour communiquer avec des associés ou des partenaires. Sur Slack vous pouvez créer des canaux de discussions par thème. Par exemple, pour Bloup Coussins avec Maxime nous échangeons du contenu (newsletter, article, mail…) à chaque fois sur un canal spécifique que l’on s’est créé. Contrairement à Redmine, on utilise Slack pour des petites choses.

Plus connu pour être utilisé professionnellement, on s’est aussi créé des canaux pour des sujets de discussions plus personnelles. Oui, parce qu’on a beau passer la journée ensemble dans la même maison, on arrive quand même à trouver des choses à se dire sur Slack ! Il y a une application mobile disponible qui est bien faite et qui est synchronisée, of course!

Les outils pour s'organiser dans son travail - BLOUP COUSSINS

9. Mon Bullet Journal

Pour planifier mes journées, j’utilisais précédemment mon bel agenda carnet Mr Wonderful. Il était joli et toujours accompagné de petites phrases positives et de jolis croquis. Mais au bout d’un moment, je me suis sentie limitée par la place dans les cases et le manque de possibilité pour faire comme bon me semble.

Alors j’ai d’abord rajouté d’autres outils pour compléter mon agenda. Je me suis mise à utiliser un Desk Planner pour planifier mes publications de communication. Au début, ça fonctionnait pas trop mal, j’aimais l’idée de dissocier les choses.

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Puis j’ai fini par délaisser mon agenda papier pour n’utiliser que mon Google Agenda. Le gros plus de celui-ci est qu’on peut créer des rappels, le modifier à l’infini (avec les ratures en moins) et bien sûr, il est synchronisé et accessible depuis tous supports électroniques !

Pendant un temps ça a bien fonctionné, mais j’ai fini par me lasser du design… J’adore la plupart des outils proposés par Google, mais bien que l’appli soit fonctionnelle, je trouve que leur agenda aurait besoin d’un rafraîchissement niveau design.

Trop d’outils, tue l’outil.

Alors au bout d’un moment j’ai décidé que… Good bye Desk Planner, Agenda papier et carnet en vrac, welcome Bullet Journal ! J’ai découvert le Bullet Journal en fin d’année 2016 et j’ai rapidement été conquise par ce système d’organisation personnalisable !

Qu’est-ce qu’un Bullet Journal ? C’est un carnet que vous pouvez moduler à votre guise pour vous organiser. L’idée est très simple, il suffit de se créer un Index au début du carnet et de numéroter les pages du carnet. On peut trouver des carnets déjà numérotés, j’utilise le Leuchtturm1917 et même si au début la transparence des pages me dérangait, je m’y suis habituée. On peut se planifier des objectifs journaliers, mensuels et annuels.

Dans l’index on indique à quoi correspondent les pages : pages 1à12 : agenda journalier, pages 13 à15 : idées d’articles, pages 16 à 18 : mes citations… C’est modulable à l’infini ! Vous pouvez créer autant de pages différentes que vous souhaitez. Je vous conseille d’aller jeter un oeil au billet d’Elodie de Blog du Dimanche qui vous propose 5 idées de pages pour s’organiser. Je suis assidûment ce blog depuis un moment maintenant et je l’apprécie particulièrement.

Dans mon Bujo (diminutif du Bullet journal) j’utilise des clés que je me suis défini : c’est un code que l’on détermine pour préciser l’avancement d’une tâche qu’on s’est donné. Ca permet de s’y retrouver chaque jour.

Mes clés pour gérer les tâches de mon Bujo - Bloup Coussins

Voilà la liberté dont j’avais besoin. Mon Bujo est devenu le carnet dans lequel je regroupe agenda, planning de communication, carnet de croquis et t’en d’autres projets. Je sens que j’ai enfin trouvé LE truc qui me permet de m’organiser tout en m’amusant, sans limite !


10. Google agenda

Malgré l’utilisation intensive de mon Bujo, je continue tout de même à consulter régulièrement mon Google Agenda pour les rendez-vous et les rappels lointains. D’ailleurs, le principal avantage de cette application est que l’on puisse programmer des événements à répétition sans limite dans le temps.

Finalement je l’utilise plus pour le perso que pour le pro aujourd’hui. Pour Bloup, j’y mets quand même le jour de programmation « prévu » de mes articles de blog. Et j’essaie de les respecter, mais pour le moment ce n’est pas encore gagné !

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11. MailChimp

Pour gérer l’envoi des newsletters, MailChimp est une plateforme avec une offre gratuite, qui permet de faire de très joli newsletters assez facilement. J’ai tout de même quelques fois besoin de l’aide de M quand il y a des choses précises que je veux et qui nécessitent d’intervenir dans le code. Chacun son domaine hein ! À savoir que l’outil est uniquement disponible en anglais, alors mieux vaut avoir quelques petites notions pour ne pas trop patauger.

 

Je reste fidèle à ces outils depuis plusieurs mois maintenant et j’en suis satisfaite. Et vous dites-moi, connaissez-vous ou utilisez vous ces outils ? En avez-vous d’autres favoris ?